聯(lián)合辦公，一種為降低辦公室租賃成本而共享辦公空間的辦公模式。

來自不同團(tuán)隊的個體共享辦公環(huán)境，彼此獨立完成各自項目。在此辦公的員工與其他團(tuán)隊共享空間和硬件設(shè)備的同時，也分享信息、知識、技能，拓寬社交圈。

高力國際數(shù)據(jù)顯示，中國聯(lián)合辦公空間保持年均30%的增長率。2020年，聯(lián)合辦公空間在辦公室中占比達(dá)7%-10%。有望到2030年達(dá)到30%，在中國高線城市中形成超千億級規(guī)模的市場。

聯(lián)合辦公空間緣何興起？

隨著一二線城市寫字樓租金持續(xù)走高，更多中小企業(yè)難以承受核心城區(qū)寫字樓高昂的租賃費用，而紛紛搬遷到新建的創(chuàng)意園或偏遠(yuǎn)的寫字樓。這也是聯(lián)合辦公空間為何率先在高線城市中走紅。

而隨著自媒體的興起，自由職業(yè)者越來越多，他們對辦公空間的需求是小型、舒適、靈活、可會客。聯(lián)合辦公空間剛好能夠滿足上述要求。

在共享經(jīng)濟和雙創(chuàng)風(fēng)潮的推動下，聯(lián)合辦公如雨后春筍一般涌現(xiàn)，打破傳統(tǒng)商辦租賃模式，提供拎包入住、租期靈活、功能共享的辦公空間。為創(chuàng)業(yè)公司提供便利的同時，也大大解決了寫字樓空置率的問題。

“聯(lián)合辦公”不僅僅是“辦公”

聯(lián)合辦公空間從2013年興起，發(fā)展至今已不再是主打“共享”的辦公室了，業(yè)內(nèi)的代表性品牌已憑借各自優(yōu)勢走向新的細(xì)分領(lǐng)域。處在地產(chǎn)和辦公的交叉點上，聯(lián)合辦公空間的功能場景可以更加多元。

下圖的金字塔結(jié)構(gòu)，很好地展示了聯(lián)合辦公空間C端客戶的需求：

處于底層的性價比、空間、辦公硬件設(shè)備等屬于基礎(chǔ)需求，目前聯(lián)合辦公空間已經(jīng)能夠滿足。

位于金字塔中層的是空間利用與團(tuán)隊擴張的需求，這是一個需要維持動態(tài)平衡的需求，因此聯(lián)合辦公空間面臨的首要挑戰(zhàn)就是解決供需錯配的問題。

創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊和小型企業(yè)發(fā)展壯大后，會傾向于更換獨立的辦公空間；大中型企業(yè)則是希望保持相對獨立的同時又能夠被專業(yè)團(tuán)隊托管，并根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況靈活調(diào)整利用空間。而如果聯(lián)合辦公空間提供的服務(wù)與上述需求不相符，那么造成客戶流失是必然的。因此，首要的變革是拓展空間利用形式，匹配不同規(guī)模企業(yè)的辦公訴求。

越靠上則越是社交和成長發(fā)展需求，辦公場所如何改進(jìn)來滿足員工的軟性需求，將是本文探討的重點。

驅(qū)動聯(lián)合辦公空間轉(zhuǎn)型的四大亮點

在對聯(lián)合辦公空間進(jìn)行數(shù)字化升級時，我們必須要重視個人圈層的價值，不可忽視員工的集聚效應(yīng)。服務(wù)好團(tuán)隊，用團(tuán)隊驅(qū)動個體，用個體需求定制團(tuán)隊服務(wù)，進(jìn)行以人為本的數(shù)字化改造。

■動態(tài)空間設(shè)計

目前市場上已有不少聯(lián)合辦公品牌專注于打造大型高端項目，為大型企業(yè)提供人性化的托管服務(wù)。這里我們主要探討如何在一固定的辦公場所內(nèi)，使空間得到充分利用，并滿足大多數(shù)人的偏好需求。

群碩分兩種途徑對各個區(qū)域進(jìn)行動態(tài)優(yōu)化：

途徑一是推送智能問卷收集員工的反饋建議，真實聆聽C端的聲音。

考慮到身處于辦公空間中的人，并不能實時對辦公場所的不適感產(chǎn)生明確的感知和反饋，并很難察覺到影響效率的因素恰恰是辦公環(huán)境配置不合理。

因此途徑二避開人為因素，利用聯(lián)合辦公空間內(nèi)的智能設(shè)備采集行動軌跡，形成各個辦公區(qū)域的客流熱力圖，根據(jù)直觀的數(shù)據(jù)分析使用頻率，結(jié)合以上兩種途徑得到的結(jié)果對空間布局進(jìn)行優(yōu)化。

同時我們建議，聯(lián)合辦公品牌需要應(yīng)規(guī)劃出適當(dāng)?shù)牧鲃涌臻g，供企業(yè)依據(jù)自身發(fā)展需要進(jìn)行主動選擇，保證自由、人性化和靈活性，避免空間浪費。

■?智能協(xié)同辦公

提升聯(lián)合辦公空間競爭力的重要一點是能夠根據(jù)入駐企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展提供高效便捷的數(shù)字化辦公解決方案，幫助客戶提升辦公效率。

辦公聯(lián)合創(chuàng)新解決方案，是將辦公桌移動化的創(chuàng)新提法，尤其適用于聯(lián)合辦公空間內(nèi)的企業(yè)。平臺具備信息發(fā)布、員工反饋、社交互動及人力資源服務(wù)等一般功能，移動端的員工自助交互窗口，能夠高效便捷地觸達(dá)員工，提高企業(yè)辦公效率和自由的辦公體驗。

另一解決方案是幫助客戶進(jìn)行項目管理。PMS項目管理系統(tǒng)專注于解決中小型企業(yè)的項目管理難題，用戶可以隨時隨地跟蹤項目狀態(tài)，了解項目概括，部門間協(xié)作不受時空約束，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任歸屬。

而對于共享空間來說，無論是組織者還是參與者都會對以上兩種解決方案產(chǎn)生安全性顧慮。群碩基于標(biāo)準(zhǔn)化流程提供解決方案，根據(jù)個性化需求定制化部署，并通過云端存儲、數(shù)據(jù)流程全加密、數(shù)據(jù)操作可審計等多種方式確保企業(yè)數(shù)據(jù)安全。

如此一來，聯(lián)合辦公空間為客戶提供實體辦公空間的同時，也幫助他們不受時空約束地、以便捷友好的方式完成工作。這將會成為疫情當(dāng)下聯(lián)合辦公空間的有力競爭優(yōu)勢。

■?服務(wù)配套優(yōu)化

此前，市場中出現(xiàn)過關(guān)于“聯(lián)合辦公品牌是否需要做APP？”的討論?？紤]到APP的活躍度問題，我們認(rèn)為，至少線上渠道的觸達(dá)是有必要的。

群碩曾幫助新加坡某頭部地產(chǎn)企業(yè)實現(xiàn)共享辦公空間運營管理的全面數(shù)字化，為用戶提供無門禁卡進(jìn)入及服務(wù)在線預(yù)約等創(chuàng)新型服務(wù)，并助力服務(wù)商構(gòu)建其全球用戶社區(qū)。

從“打工人”的實際需求出發(fā)，進(jìn)入工作的通常需要經(jīng)歷“通過門禁-打卡-落座-設(shè)備充電連網(wǎng)”幾個環(huán)節(jié)，從基礎(chǔ)辦公角度來看的確不需要開發(fā)一個APP/小程序來配合，但考慮到共享空間內(nèi)散座較多、人員流動，涉及到企業(yè)數(shù)據(jù)安全性和個人隱私保密問題，一個完善的線上平臺則能夠大大解決這些隱患。

另一個必要性是快速響應(yīng)幫助。試想，如果意見反饋和需求幫助通過電話或郵件解決，那么反饋的速率不僅會大打折扣，而且很可能石沉大海。

“自律帶來自由”這句話用在聯(lián)合辦公空間中十分恰當(dāng)，聯(lián)合辦公品牌有必要通過高效服務(wù)和即時反饋確?？臻g的靈活性，保證客戶的工作節(jié)奏和適當(dāng)?shù)淖杂啥取?/span>

■?互動社區(qū)運營

社交和互動，則是這幾年的聯(lián)合辦公空間中一個不痛不癢的議題。不少聯(lián)合辦公品牌嘗試建立社群，但并沒有得到很好的反饋。

群碩認(rèn)為圍繞聯(lián)合辦公空間建立互動社區(qū)需要注意兩點：

1. 微信不“香”嗎？為什么要另外再使用一個工具？

其中的難點在于建立的互動社區(qū)要讓客戶有一個欲罷不能、想要自主傳播的理由。這取決于聯(lián)合辦公空間的用戶屬性，品牌相當(dāng)于坐擁一批高端優(yōu)質(zhì)用戶，在了解C端客戶的性格和喜好的基礎(chǔ)上，這里的客群更加優(yōu)質(zhì)、內(nèi)容更加深度、話題更加聚焦，“小而精而簡”應(yīng)該是互動社區(qū)具備的特質(zhì)。

2. 日常的線下交流已經(jīng)足夠，為何要進(jìn)入線上社交場所？

從這個角度來看，群碩認(rèn)為互動社區(qū)應(yīng)該定位為“圈子”，作為線下空間的延伸能夠自發(fā)引流，而并不是一個非它不可的聊天工具。

它首先應(yīng)該關(guān)注到個人技能發(fā)展和與企業(yè)共同成長的需要。同時也是企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與員工之間建立連接的便利途徑，社區(qū)內(nèi)的企業(yè)用戶能夠通過“內(nèi)容找人”被輕松的定位，產(chǎn)生內(nèi)容共鳴或達(dá)成合作。

而服務(wù)商有必要通過互動社區(qū)關(guān)注客戶的情感需求和個性化需求，為客戶提供解決心理問題的渠道和空間。